În cadrul licitației Primăriei Timișoara pentru achiziționarea serviciilor de retrodigitalizare a arhivei, astăzi, 26.01.2023, a fost termenul limită de depunere a ofertelor.Până la expirarea termenului a fost depusă o ofertă, care va intra in evaluare.
Pentru protejarea datelor și facilitarea accesului cetățenilor, Primăria Timișoara își va trece arhiva în format digital, în cadrul proiectului cu finanțare europeană: „Simplificarea procesului participativ și decizional în relația cu cetățenii, prin digitalizarea integrată și eficientizarea administrației publice la nivelul Primăriei Municipiului Timișoara”.
Aceste servicii presupun retrodigitalizarea (scanarea si indexarea) documentelor existente pe hârtie şi preluarea lor în arhiva electronică, respectiv: stabilirea inițială de comun acord a unui sistem de organizare și codificare a documentelor; digitizarea/scanarea documentelor, salvarea copiilor digitale în arhiva electronică creată pe serverele instituției;
b) realizarea si integrarea solutiei de arhivare electronică, incluzând licentele software necesare: livrarea unui pachet de licențe de gestionare a documentelor; instalarea licențelor, formarea personalului instituției pentru utilizarea soluției.
Cantitativ, trecerea în format digital vizează 5000 de unități arhivistice (bibliorafturi).
Scopul este crearea unei arhive de copii digitale ale documentelor tradiționale existente în arhiva instituției, care prezintă valoare operațională în prezent și include o soluție de arhivare electronică de documente, cu respectarea legislației în vigoare.
Scanarea şi prelucrarea electronică a documentelor are ca obiective :
– realizarea unei copii electronice fidele a documentelor, care să faciliteze regăsirea şi valorificarea continutului documentelor;
– asigurarea protecţiei documentelor originale prin eliminarea sau reducerea la maxim a consultării directe şi a contactului fizic cu exemplarul original;
– eliminarea costului de copiere a documentelor în procesul de consultare, prin faptul că o copie electronica fidelă a originalului va putea fi consultată fără costuri de copiere;
– gestionarea accesului la documentele arhivate electronic.
Valoarea totală estimată fără TVA este de 672.000 de lei. Durata contractului este de maxim 7 luni.
